Konferencje są dziś bardzo popularnymi i powszechnie organizowanymi eventami. Dotyczy to zarówno świata nauki, jak i biznesu – tego bardziej lokalnego, jak i o sporym zasięgu. W każdym razie są na pewno czyś ważnym i opłacalnym pod wieloma względami. Jeżeli jednak przychodzi do organizacji konferencji po raz pierwszy, zazwyczaj pada pytanie: jak zorganizować konferencję?
Do zorganizowania jest sporo rzeczy. Najważniejsze to jednak znaleźć odpowiedni temat, przesłanie i sens takiego eventu. Później dochodzi jeszcze określenie celu i grupy docelowej i liczby uczestników. Kolejna sprawa to miejsce i jego odpowiednie wyposażenie, catering i miejsca noclegowe. To najbardziej niezbędne minimum. Coraz częściej przewiduje się także czas wolny dla uczestników i inne atrakcje, np. o charakterze kulturalnym.
Organizacja konferencji to sporo zajęć. Wszystko powinno zostać dopięte na ostatni guzik na pewien czas przed terminem konferencji. A przecież zawsze mogą zajść wydarzenia nagłe i nie do przewidzenia. Organizatorzy powinni mieć pewien zapas czasu, aby móc odnaleźć się w takich sytuacjach. Co istotne, można że zlecić organizację całego eventu firmie, która zajmuje się wyłącznie takimi zleceniami. Można wtedy liczyć na pełen profesjonalizm i zminimalizować prawdopodobieństwo błędu praktycznie doi zera. Oczywiście chodzi przede wszystkim o błędy, które mogłyby wynikać z niewiedzy, czy nadmiaru pracy. Wspomniane firmy znają też wszelkie zasady organizacji konferencji w hotelu. Chodzi tu o wszystko, co mieści się między zaplanowaniem całego wydarzenia, a jego dojściem do skutku.
Trzeba pamiętać, że sporo hoteli proponuje udostępnienie odpowiednich wnętrz na cele konferencji. To właściwie wygodne. Na miejscu są też miejsca noclegowe, a sporo hoteli znajduje się w centrach miast i cieszą się łatwym dojazdem na dworzec kolejowy, czy lotnisko. Niektóre miewają też spore parkingi lub umieją takowy – bezpieczny – wskazać na potrzeby uczestników konferencji. Dlatego konferencje dość często odbywają się dziś w hotelach
Artykuł powstał we współpracy z hotelem Warsawplazahotel.pl
